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Recrutement de 01 ASSISTANT LOGISTIQUE

Entreprise: ACTED
Niveau d'etude: Non precise
Localité: Burkina Faso / Ouagadougou
Date limite: 2020-01-31

Poste à pourvoir ASSISTANT LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Non précise
Diplôme ou niveau Nonprecise
Option du diplôme
Expériences
Capacités liées à l'emploi ROLE
L'assistant logistique travaille sous la supervision directe du responsable de la logistique. Il est responsable du transport du personnel et des équipements pour le bureau de Ouagadougou selon les directives d'ACTED. De plus, l'Assistant Logistique est également responsable de la communication et de la gestion des stocks. Il peut, sous demande du responsable logistique faire la recherche de cotations pour les achats.
LIENS HIERARCHIQUES
Sous la supervision directe du chargé logistique
LIENS FONCTIONNELLES
Equipes programme et coordination à Ouagadougou
Charge et assistants logistiques sur les bases
RESPONSIBILITIES
1. Procurement and supply chain interaction
- From every Order Form provided by the Procurement Assistant / Supervisor, ensures that request made doesn’t correspond to any existing stock;
- Update Order Form whenever stock is directly available to satisfy a request and submit a Waybill accordingly for the Procurement Assistant / Supervisor to inform requester;
- Gather information regarding Purchase Contracts for Scenario C, D or E procurement, provided by the Logistics Officer and upper management, for follow up of incoming stocks;
- Follow up of sample provided according to contract and coordination required between bases to share that sample prior deliveries;
- Ensure that reception is matching in quantity, specification, place and date of delivery with the Contract or Procurement Memo received from Procurement Assistant / Supervisor.
2. Stock Management
a. Physical Control
- Account for all program and non-program inventories in the warehouses through Store Keepers;
- Ensure safety and clean environment of the stock and materials;
- Shall control the stock’s cleaning at least once a week or upon request from manager;
- Shall verify clear identification of all items in stock with a visible Stock Card;
- Every item in stock shall be identified with budget code and line;
- Regularly control the stocks management and follow up with Store Keeper (includes expiry dates);
- Must remain aware of all stock / materials movements between warehouses;
- Must inform on weekly basis the Logistics Officer / Manager about Stock’s status and any problem of protection / preservation of items stored;
- Enforce Storage procedure updates from upper management on weekly basis.
b. Documentation and Information Procedure
- Ensure overall compliance with ACTED stock management procedures;
- Supervise and organize timetable for all Store keepers under his management;
- Ensure the working conditions of Store keepers (furniture, protection, consumables, lighting...) and submit Order Forms accordingly for validation from Logistics Officer / Manager;
- Inform Program Managers about deliveries on going in timely manner for proper quality control at reception;
- Follow up of the Work Plan submitted by the Program Managers to prepare and anticipate the needs from stock;
- Collect all Stock Requests from other ACTED staff and for any exit of material, every Friday at 3:00pm;
- Fill in / control of documents in timely manner with Store Keepers (upon delivery, delays are not accepted): Reception Vouchers, Quality Check List sheets (with Program staff on site);
- Ensure that Program Managers / Coordinators validate the reception of goods and sign the Quality Check List
- Complete the computerized tracking of all deliveries and Delivery reports;
- Share Delivery reports within 24h of reception / deliveries;
- Forward all proper documentation regarding the overall deliveries and stock process to Logistics Officer / Manager, in copy: Area Logistics Manager / Country Logistics Manager;
- Consolidate all data from warehouses regarding stocks and inventories, for Logistics Officer / Manager on weekly basis (Every Friday at 4:00pm): Delivery Reports, and Stock Report;
- Send all blue copies of Reception Vouchers and original Quality Check Lists to main area base.
3. Delivery (Transport) interaction
- Take responsibility for preparing all necessary documents prior delivery of materials from ACTED warehouses;
- Inform Transport Assistant / Supervisor upon deliveries to come and preparation of materials in stock with all necessary documents;
- Ensure that Truck request is submitted if necessary to deliver these materials to the field or any requester from Stock request;
- Control all transport documents at reception and issue all necessary documents for delivery;
- Assist the Transport Assistant / Supervisor organising the trucks’ reception, entrance and exit from premises prior loading / unloading;
- Follow up of deliveries to ensure that they were properly assigned to requester and that waybills are signed and returned to him accordingly.
4. Procedures and Reporting
- Comply with all the reporting requirements from Logistics Officer / Manager;
- Present the monthly reports as required according to ACTED guidelines, every 1st of the month;
- Make sure that the FLAT files are updated and well documented;
- Compile all documents and provide a Stock Report to his Logistics Officer / Manager every Friday at 5:00pm, including the following information:
o The Reception Vouchers;
o The Quality Check List sheet, signed by Program Managers;
o The Delivery Reports updated.
- Ensure that all originals of the documents mentioned above are sent to Main Area Base (Mingora for KPK, Islamabad for Punjab) so that they are sent on weekly basis to capital for control and payment of suppliers.
RESPONSABILITÉS
1. Achats et la chaîne d'approvisionnement
- A partir de chaque bon de commande fourni, s'assure que la demande faite ne correspond à aucun stock existant ;
- Rassembler les informations concernant les contrats d'achat pour les achats des scénarios C, D ou E, fournies par le responsable de la logistique pour le suivi des stocks entrants ;
- Suivi de l'échantillon fourni conformément au contrat et coordination requise entre les bases pour partager cet échantillon de livraisons antérieures ;
- S'assurer que la réception correspond en termes de quantité, de spécification, de lieu et de date de livraison avec le contrat ou le mémo d'achat reçu du superviseur.
- Exceptionnellement, collecter des cotations pour les achats en cours.
2. Gestion des stocks
a. Contrôle physique
- Comptabiliser tous les stocks dans les entrepôts et bureaux ;
- Assurer la sécurité et la propreté des stocks et des matériaux ;
- Contrôler le nettoyage des stocks au moins une fois par semaine ou à la demande du superviseur ;
- Vérifier l'identification claire de tous les articles en stock au moyen d'une carte de stock visible ;
- Chaque article en stock doit être identifié avec un code et une ligne budgétaire ;
- Contrôler régulièrement la gestion des stocks et faire un suivi (y compris les dates d'expiration) ;
- Doit rester au courant de tous les mouvements de stock / matériaux entre les entrepôts ;
- Doit informer chaque semaine l'Officier / le Responsable de la logistique de l'état des stocks et de tout problème de protection / conservation des articles stockés ;
- Appliquer les mises à jour des procédures de stockage de la part de la direction
b. Procédure de documentation et d'information
- Assurer la conformité globale avec les procédures de gestion des stocks d'ACTED ;
- Collecter toutes les demandes de stock des employés d'ACTED et pour toute sortie de matériel,
- S'assurer que les gestionnaires / coordonnateurs du programme valident la réception des marchandises et signent la liste de contrôle de la qualité
- Compléter le suivi informatisé de toutes les livraisons et des rapports de livraison ;
- Partager les rapports de livraison dans les 24 heures suivant la réception / livraison ;
- Transmettre toute la documentation appropriée concernant l'ensemble des livraisons et le processus - Consolider toutes les données des entrepôts concernant les stocks et les inventaires, pour l'agent / le gestionnaire de la logistique sur une base mensuelle : Rapports de livraison, et rapport de stock ;
3. Interaction avec la livraison (transport)
- Prendre la responsabilité de préparer tous les documents nécessaires avant la livraison du matériel depuis les entrepôts d'ACTED ;
- Informer le superviseur des livraisons à venir et de la préparation des matériels en stock avec tous les documents nécessaires ;
- S'assurer que la demande de camion est soumise si nécessaire pour livrer ces matériels sur le terrain ou tout demandeur de demande de stock ;
- Contrôler tous les documents de transport à la réception et émettre tous les documents nécessaires pour la livraison ;
- Organiser la réception, l'entrée et la sortie des camions des locaux avant le chargement / déchargement ;
- Assurer le suivi des livraisons afin de s'assurer qu'elles ont été correctement attribuées au demandeur et que les bordereaux de transport sont signés et lui sont retournés en conséquence.
4. Procédures et rapports
- Se conformer à toutes les exigences de rapport de la logistique ; - Présenter les rapports mensuels requis selon les directives d'ACTED;
- S'assurer que les dossiers FLAT sont mis à jour et bien documentés ;
- Rassembler tous les documents et fournir un rapport de stock à son superviseur tous les vendredis, incluant les informations suivantes
o Les bons de réception ;
o La fiche de la Liste de Contrôle de Qualité, signée par les Responsables de Programme ;
o Les rapports de livraison mis à jour.
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Dépôt de candidatures accepté jusqu’au 31 Janvier 2020 à 17 heures.
Date limite de depôt des dossiers 31/01/2020