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Recrutement de 01 Assistant(e) de Direction

Entreprise: TotalEnergies
Niveau d'etude: BAC + 2
Localité: France / Paris
Date limite: 2024-10-25

Recrutement de 01 Assistant(e) de Direction
Assistant(e) de Direction - Tour CBX La Défense
Pays
France
Ville
COURBEVOIE
Lieu de travail
COURBEVOIE(PLD)-TOUR CBX(FRA)
Domaine
Assistance / Secrétariat
Type de contrat
CDI
Expérience
Minimum 6 ans
Profil du candidat
Vous êtes diplômé(e) d'un bac + 2/3 et avez une expérience significative dans un poste similaire.

La maîtrise de l'anglais est impérative pour être à l'aise à ce poste.

Vous avez également une appétence pour les outils informatiques (Pack Office, SAP est un plus).

Vous avez le sens des priorités et du travail en équipe.



Activités
Vos missions seront les suivantes :

Gestion et optimisation d'agendas complexes, en planifiant et organisant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels
Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR :
- Identification des créneaux, réservation des salles et envoi des invitations

- Préparation des documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports

Organisation et planification de Webinaires
Organisation d’évènements (Séminaire annuel, animations) :
- Recueil et analyse des besoins, Recherche des lieux et réception des devis

- Suivi du budget et contrôle des dépenses, Suivi logistique en amont et sur place, Suivi satisfaction post évènement

Commander et assurer la gestion du stock des fournitures de bureau
Gérer les arrivées et départs de la Direction :
- Création/ suppression des badges d’identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs/ accès

- Gestion des listes de distribution et accès aux dossiers partagés

- Assistance IT lors des départs : restitution postes et suppression des accès

- Planifier l’accueil des nouveaux arrivants

Gestion et suivi budgétaire :
- Réception des demandes/devis, Création du bon de commande

- Suivi des demandes, réception des commandes

Création et mise à jour de plannings pour l’ensemble de la structure
Coordination et suivi qualité de la feuille de route de la direction

Contexte et environnement
En ligne avec son objectif de neutralité carbone à l'horizon 2050, TotalEnergies renforce considérablement sa position mondiale sur l'ensemble de la chaîne de valeur de l'électricité afin de devenir un acteur majeur en tant que producteur d'électricité intégré sur un marché en croissance.

Conformément à cette stratégie et à ces objectifs, TotalEnergies a créé en juillet 2023 une unité opérationnelle Integrated Power (IP) au sein de la division Gas, Renewable & Power. Son rôle est de définir la stratégie de TotalEnergies en matière d'électricité et de commercialiser la production d'électricité renouvelable et flexible de TotalEnergies.

Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour apporter son support aux deux directeurs de cette unité.