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Recrutement de 01 Assistante Administrative

Entreprise: SOFT INNOVATION TECHNOLOGIE
Niveau d'etude: BAC + 3
Localité: Bénin / Cotonou
Date limite: 2024-03-01

Recrutement de 01 Responsable Technique Informatique
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 3 ans
Expire le: 01-03-2024
SOFT INNOVATION TECHNOLOGIE
Bénin
Le cabinet GECA-PROSPECTIVE, spécialisé en organisation et en gestion des ressources humaines recrute pour le compte de SOFT INNOVATION TECHNOLOGIE un Responsable Technique Informatique et une Assistante Administrative.

Poste 2 : Assistante Administrative

 Missions
Discrète et présentable, l'assistante administrative joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des tâches de l’entreprise. Ses responsabilités incluent la coordination des calendriers, la gestion des appels, la préparation de documents et le soutien logistique. Les objectifs visent à assurer l'efficacité opérationnelle, la communication fluide et le bon fonctionnement des activités administratives.
Ce cahier des charges vise à définir clairement les attentes envers l'assistante administrative et à assurer une collaboration efficace au sein de l'entreprise. Elle mènera donc à bien les différentes missions ci-dessous :

 Responsabilités
- Gestion des tâches administratives courantes (courriers, mails, appels);
- Suivi des agendas et organisation des réunions, prise de note des échanges et rédaction du compte rendu ;
- Traitement des documents (rédaction, classement, archivage selon le manuel de procédure).
- Coordination avec les différents services ;
- Suivi du respect des délais définis selon le manuel de procédure ;
- La notion d’hiérarchisation des priorités en cas de charge de travail importante ;
- Respect strict de la confidentialité des informations sensibles ;
- Pouvoir définir des protocoles de gestion de documents confidentiels ;
- Accueil des visiteurs ;
- Préparation des voyages et déplacements ;
- Élaboration de documents, rapports, présentations etc… ;
- Veiller au respect d’exécution des plannings de maintenance clients et de l’entreprise ;
- Mise à jour des fiches du personnel ;
- Suivi des dossiers, contrats clients, fournisseurs et partenaires ;
- Suivi des contrats du personnel et des prestataires ;
- Assurer les relances et veiller aux respects des procédures internes et protocoles des partenaires;
- Gestion de la téléphonie mobile et électronique ;
- Veiller au respect du manuel de procédure.

 Qualifications et exigences
- BAC+3 en Secrétariat de Direction ;
- Avoir au moins 3 ans d’expériences dans le domaine ;
- Être présentable ;
- Avoir un sens organisationnel ;
- Faciliter d’adaptation aux changements de situation et aux autres ;
- Avoir un sens aigu du détail et de la rigueur ;
- Avoir une parfaite connaissance de l’environnement ;
- Disposée d’une curiosité naturelle et un sens aigu de recherches et de synthèse.

 Compétences
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, etc.) ;
- Compétences organisationnelles et gestion du temps ;
- Bonne communication écrite et orale ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Maîtrise des nouvelles technologies ;
- Sens relationnel, la rigueur, la discrétion et l’organisation ;
- Avoir un sens d’information et de responsabilité des documents importants confidentiels.

 Lignes de communication
- Protocole de communication interne et externe ;
- Canaux de communication préférentiels (e-mail, téléphone, etc.).

 Outils Logiciels
- Utilisation de logiciels spécifiques à l'administration (ERP, CRM, etc.) ;
- Maîtrise des plateformes de communication interne.

 Critères de Performance
- Évaluation basée sur la qualité du travail effectué ;
- Respect des délais et des procédures établies ;
- Mise en place de sessions d'évaluation périodiques ;
- Mécanismes de feedback pour l'amélioration continue.

CONDITIONS DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de préparer et déposer un dossier de candidature suivant les exigences ci-dessous.

Composition de dossier
- une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur du Cabinet GECA-PROSPECTIVE;
- un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour le poste et précisant le nom de deux (02) personnes ressources ;
- les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail ou tout autre document pouvant servir de preuve ;
- une copie du ou des diplôme (s) requis, certificats et attestations de formation ;
- la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.